Elektronische Personalakte - Mitarbeiterdokumente einfach digital verwalten
Papier ist geduldig – gemäß diesem Motto werden noch viele Personalakten auf Papier geführt. Allerdings: Häufig sind Zugriffe auf sensible Dokumente dabei nicht gesondert abgesichert. Auch werden Dokumente aufgrund des hohen manuellen Verwaltungsaufwands nicht gemäß gesetzlicher Vorgaben gelöscht. Standardisierte Vorgänge, wie etwa der Zugriff auf archivierte Dokumente, können zeitaufwändig, Lösch- oder Verschiebevorgänge aufgrund mangelnder Prüfinstanzen fehlerhaft sein, deshalb bietet sich eine Digitalisierung durch die Elektronische Personalakte an.
Die exakte Lösung dazu: die XFT Personnel File. Sie digitalisiert Ihre Personalakte und ist vollständig im SAP ERP Human Capital Management (HCM) integriert.
Wir unterstützen Sie hierbei mit Beratungs-, Implementierungs- und Wartungsleistungen sowie dem Lizenzverkauf, damit Ihre Elektronische Personalakte reibungslos funktionieren kann!
So geht's
Mit der XFT Personnel File lassen sich Dokumente schnell und einfach an einem PC oder einem mobilen Endgerät suchen, finden und ablegen. Papierdokumente werden einfach eingescannt und im Hintergrund in der Akte abgelegt. Aus dem SAP HCM erzeugte Dokumente, wie zum Beispiel Bescheinigungen, landen vollautomatisch in der Akte.
Dabei erfolgt der Zugriff immer gemäß Ihren rollenbasierten Berechtigungen, denn die Personalabteilung soll andere Dokumente sehen können als die Führungskraft des Mitarbeiters.
Die Vorgänge in der Akte werden durch Standardprozesse unterstützt: Lösch- oder Verschiebevorgänge lassen sich durch einen Vier-Augen-Workflow absichern; abgelaufene Dokumente werden automatisch nach einer festgelegten Aufbewahrungsfrist gelöscht - das alles bietet die Elektronische Personalakte.
Ihre Vorteile:
- Zuverlässigkeit: Dokumente sind revisionssicher archiviert und stehen jederzeit zentral zum Abruf bereit - Sie sind somit jederzeit auskunftsfähig. Akten müssen nicht mehr bei der Registratur angefordert werden.
- Einhaltung gesetzlicher Datenschutzverordnungen: Mitarbeiter, Führungskraft und Betriebsrat können berechtigungsgesteuert nur auf die Dokumente zugreifen, zu denen sie zugelassen sind. Dokumente werden automatisiert nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht.
- Abgesicherte Prozesse: Kritische Vorgänge lassen sich mit digitalisierten Vier-Augen-Genehmigungen absichern. Vorgänge, wie zum Beispiel der Zugriff oder die Ablage von Dokumenten, können in einem Protokoll fortgeschrieben werden.
