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Beschleunigen Sie Personalprozesse in Ihrer Personalakte

Egal ob ein Mitarbeiter seine Arbeitszeit ändern möchte, seine Beförderung ansteht oder die alljährliche Zielvereinbarung durchgeführt werden muss – all diese Personalprozesse sind alltägliche Vorgänge, die in der Summe viel Arbeitsaufwand bedeuten. Sie werden häufig in Papierform beantragt, manuell genehmigt, die Daten in das SAP übertragen, die Vertragsänderungsdokumente erzeugt und an den Mitarbeiter versendet – und all das manuell durch einen Sachbearbeiter.

Hieraus folgt ein zeitaufwändiges und intransparentes Verfahren mit langer Laufzeit, unklarem Bearbeitungsstatus für die Prozessbeteiligten sowie schwer nachverfolgbaren Prozessverläufen. Häufig entsteht auch Doppelarbeit durch Übertragen derselben Daten in verschiedene Systeme bzw. Anwendungen (SAP, Word etc.)

Wir unterstützen Sie bei der Digitalisierung Ihrer Personalprozesse durch Einführung des XFT Personnel Managers. Mit dem Personnel Manager haben Sie eine vollständig im SAP Human Capital Management (HCM) integrierte Übersicht über Ihre Prozesse - von der Neueinstellung über den Abteilungswechsel bis hin zum Renteneintritt. Der Antrag des Mitarbeiters, die fehlenden Genehmigungsvorgänge, die erzeugte Vertragsänderungen – all diese Daten liegen übersichtlich und digital im Personnel Manager und können zu jedem Zeitpunkt überprüft und abgerufen werden.

So geht's

Zunächst muss der bestehende Prozess im Personnel Manager modelliert werden. In diesem Zuge wird entschieden, wer die beteiligten Personen sind, wer Entscheidungen bzw. Genehmigungen durchführt und was bei Zustimmung oder auch Ablehnung passiert.

Dabei ist die Reihenfolge nicht entscheidend; auch die Abbildung mehrerer Einstiegsvarianten ist möglich. So macht es keinen Unterschied,  ob der Mitarbeiter den Anfang macht und den Antrag stellt oder die Führungskraft – der Personnel Manager leitet den Antrag automatisch an den nächsten Mitarbeiter gemäß der Modellierung Ihres Geschäftsprozesses weiter.

Die entsprechenden Vertragsvorlagen werden im Personnel Manager hinterlegt und mit den vorhandenen Daten im SAP HCM und den Antragsdaten verknüpft. So kann bei positiver oder negativer Prozess-Entscheidung die entsprechende Vertragsänderung mit diesen Daten individuell erzeugt werden – eine manuelle Nachfassung des Dokumentes ist nicht mehr nötig.

Ihre Vorteile:

Prozesssicherheit:

• Abhängig von den eingegebenen Daten und den gefallenen Entscheidungen werden automatisch die korrekten Prozessvarianten angestoßen und die entsprechenden Dokumente erzeugt.

• Vertragsvorlagen werden zentral im SAP gespeichert und damit für alle zukünftig erzeugten Verträge genutzt.

• Sämtliche Prozesse mit all ihren Entscheidungen und den erzeugten Dokumenten werden revisionssicher und recherchierbar aufbewahrt.

Beschleunigung und Transparenz:

• Die digitalen Formulare sind jederzeit verfügbar und werden sofort an die nächste Instanz zur Entscheidung weitergeleitet.
• Der Bearbeitungsstatus ist jederzeit einsehbar.

Effizienzsteigerung:

• Daten werden einmalig eingegeben und - wo notwendig - angezeigt, in Dokumenten angedruckt und in SAP verbucht.
• Mit den eingegebenen Daten werden die Vertragsdokumente automatisch befüllt und dem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt.